Día Internacional de los Archivos

El Archivo General de Protocolos del Colegio Notarial de Madrid guarda en sus entrañas 170.000 protocolos notariales, memoria histórica y cultural de nuestra comunidad autónoma, y de España.

La preservación de los documentos notariales en nuestro Archivo -en la actualidad completamente informatizado y con todas las medidas de seguridad necesarias- es garantía jurídica para los ciudadanos, y salvaguarda de sus decisiones e intereses civiles y mercantiles.

La seguridad jurídica queda garantizada porque el Archivo guarda todos los originales de las escrituras públicas -a fin de evitar su pérdida- y porque los archiveros notariales rubrican todas las copias solicitadas para otorgarles autenticidad.

Es ésta, la de los notarios archiveros, una de las labores más desconocidas de los fedatarios públicos, pero de gran importancia para los ciudadanos y las empresas.

Los archiveros rubrican la autenticidad de las escrituras públicas

No todos los notarios de la Comunidad de Madrid (340 en total) lo son, pero aquellos que realizan esta tarea saben que tienen entre sus manos, además de un importante cometido, un pedazo, a veces secreto, de la historia de España. En la comunidad de Madrid ejerce el cargo de archivero jefe Luis Maíz Cal. Además, 14 archiveros colaboran con él en esta función.

Todas las copias guardadas en el Archivo General de Protocolos, y solicitadas, deben expedirse firmadas por un notario archivero, además de llevar una anotación en la escritura original.

Diariamente, el robot que da soporte técnico a la actividad de este Archivo realiza más de 500 movimientos para atender las peticiones de copias de documentos notariales. Sólo en 2021 se registraron más de 19.000 peticiones de copias.

Los originales de todos los documentos notariales –escrituras públicas, pólizas y actas– han de ser conservados por ley de manera indefinida y los notarios están obligados a custodiarlos asumiendo el coste de tal conservación.

Esta responsabilidad recae durante los 25 primeros años de vida del documento sobre las notarías y después sobre los 17 Colegios Notariales. Al cabo de un siglo, todos estos documentos pasan a formar la Sección Histórica del Archivo de Protocolos cuya custodia corresponde a cada comunidad autónoma.

Las Secciones Históricas, que suelen abarcar varios siglos, contienen una gran cantidad de datos de importancia sobre la actividad, economía, costumbres, cultura y evolución de una zona concreta a lo largo del tiempo, por lo que despiertan un interés notable en investigadores e historiadores, y es que el Protocolo es un reflejo de la realidad.

Isabel La Católica creó el Registro Público Notarial

El origen de estos Protocolos Notariales se encuentra en la Pragmática de Alcalá de 1503. El 7 de julio de 1503 se otorgaba en Alcalá de Henares un documento fundamental para la historia del Notariado en España: la Real Provisión de Ordenanzas de Isabel I de Castilla. El objeto de su publicación era regular la elaboración del Registro Público Notarial y la expedición de copias autenticadas.

Desde entonces sucede lo siguiente:

Cada año todos los notarios -casi 3.000 en toda España- abren en su notaría el correspondiente Protocolo Notarial, donde ordenan por fechas las escrituras y actas autorizadas por ellos.

Además, cada notaría cuenta con un libro-registro en el que figuran todas las pólizas que han intervenido los notarios durante ese año, aunque también, a elección de cada notario, las pólizas se pueden incorporar al Protocolo.

Los notarios están obligados, además, a llevar índices informatizados y en soporte papel de todos los documentos protocolizados e intervenidos.

El notario abre el Protocolo Notarial el primer día de cada año y lo cierra el último día del ejercicio. Si se trata de un nuevo notario, recién aprobada la oposición, abrirá el Protocolo el día del año en que empiece a ejercer.

Los notarios son responsables de la integridad y conservación de los Protocolos, aunque la propiedad de los documentos pertenece al Estado. Los custodian por delegación.

El contenido de las escrituras públicas es secreto

El contenido de las escrituras públicas es secreto y es obligación del notario velar por que su contenido no se desvele más que en aquellos casos en que la ley ampara el conocimiento del contenido de una escritura. Para poder solicitar copias, los solicitantes deben ser parte interesada de las mismas.

Para obtener la copia de un documento notarial, se debe acudir a la notaría que guarda el original, comparecer ante el notario titular del Protocolo y justificar el interés. El notario, si considera este interés legítimo, la expide.

Además, está admitido que las copias se soliciten mediante representantes, porque puede suceder que el solicitante viva en una ciudad y el original lo custodie un notario de otro lugar. Para ello, basta con presentar una carta de solicitud con la firma legitimada, pidiendo al notario que expida la copia y que se la entregue a quien se le indique. 

La historia de personajes ilustres en los Protocolos Notariales

Las escrituras públicas notariales están llenas de Historia (y de historias). Gracias al compromiso de los notarios, y a la conservación de los documentos, conocemos, por ejemplo, el testamento de Isabel La Católica y de Francisco de Goya, el acta notarial del ataque de Francisco Drake a la isla de La Palma o el poder otorgado por Miguel de Cervantes.

En plena Guerra de la Independencia, Francisco de Goya y su mujer Josefa Bayeu dejaron escrito, en sus respectivos testamentos, la celebración, por cada una de sus almas, "de veinte misas rezadas", nombrando heredero, en caso de fallecimiento, al otro cónyuge y al hijo en común, Francisco Javier de Goya.

Ninguna crónica refleja la intrahistoria como las escrituras notariales. Es el caso del poder otorgado por Miguel de Cervantes para querellarse contra quienes hubieran impreso o quisieran imprimir su obra "El Quijote" en Castilla o Portugal.

También sabemos, por su testamento, que Isabel La Católica dejó escrito el futuro de sus hijos varones: uno Rey de las Españas, otro Arzobispo de Toledo y otro Escribano de Medina del Campo.

Ver Nota de Prensa